Ce modèle s'adresse aux entreprises et aux artisans qui confient un véhicule de service à un salarié, pour une durée fixée ou non. Il fixe par écrit qui roule avec quel véhicule, dans quelles conditions, et ce que chacun s'engage à faire, ce qui coupe court aux malentendus décrits dans notre article sur l'affectation des véhicules entre les salariés. Il reprend aussi les règles d'entretien à fixer aux conducteurs. Il se remplit en deux exemplaires et ne remplace ni le contrat de travail ni un conseil juridique : les points sensibles restent à vérifier selon les textes en vigueur.
La présente convention encadre l'affectation du véhicule désigné ci-dessus au salarié nommé, à compter de la date indiquée et pour la durée prévue. Le véhicule reste la propriété de l'entreprise ou de son loueur et est mis à disposition pour les besoins de l'activité. La convention précise l'usage autorisé, les engagements du conducteur, les modalités de prise en charge des frais et les conditions de restitution. Elle complète les règles internes de l'entreprise relatives aux véhicules, qui restent applicables, et ne modifie pas le contrat de travail du salarié.
Le conducteur utilise le véhicule dans le cadre défini à la rubrique « Usage autorisé ». Tout usage personnel, y compris les trajets entre le domicile et le lieu de travail, n'est permis que s'il y est expressément mentionné. Le véhicule ne peut être conduit par une autre personne sans accord écrit de l'entreprise, ni utilisé pour transporter des personnes ou des marchandises étrangères à l'activité. Un usage personnel autorisé peut avoir des conséquences sociales et fiscales pour l'entreprise et le salarié, à vérifier selon les textes en vigueur avant de le prévoir.
Le conducteur veille au bon état du véhicule au quotidien : contrôle régulier des niveaux, de la pression des pneus et de l'éclairage, propreté intérieure et extérieure. Il signale sans délai à l'entreprise tout voyant, bruit, choc, fuite ou comportement anormal, ainsi que tout dégât constaté même mineur. Il présente le véhicule aux rendez-vous de révision, d'entretien et de contrôle technique organisés par l'entreprise et ne fait réaliser aucune intervention de sa propre initiative, sauf urgence liée à la sécurité, auquel cas il conserve la facture et prévient l'entreprise au plus tôt.
Le conducteur conserve à bord les documents remis par l'entreprise et à présenter en cas de contrôle, ainsi qu'un constat amiable vierge. Il ne les laisse pas dans un véhicule non verrouillé et signale immédiatement toute perte. Les échéances connues au début de l'affectation figurent sur la présente convention ; l'entreprise informe le conducteur des rendez-vous à venir et le conducteur prévient le gestionnaire dès qu'un rappel apparaît au tableau de bord ou qu'une échéance approche.
Les dépenses de carburant ou d'énergie sont réglées selon la modalité indiquée à la rubrique « Carburant ou énergie » : carte carburant réservée au véhicule affecté, badge de recharge ou remboursement sur justificatif. Le conducteur transmet chaque mois, ou à la fréquence fixée par l'entreprise, le relevé du kilométrage au compteur et les justificatifs de dépenses engagées pour le véhicule, afin que le coût de chaque véhicule puisse être suivi. Les péages, le stationnement et les frais occasionnels sont pris en charge selon les règles internes de l'entreprise.
Le conducteur est informé que les infractions commises avec le véhicule pendant la période d'affectation peuvent lui être imputées et que l'entreprise peut être tenue de le désigner, dans les conditions prévues par les textes applicables, à vérifier selon les textes en vigueur. En cas d'accident, il remplit le constat amiable, recueille les coordonnées des tiers et des témoins, prend des photos et transmet le tout à l'entreprise dans les plus brefs délais. En cas de vol ou de tentative de vol, il dépose plainte et en informe l'entreprise le jour même.
L'affectation prend fin à la date prévue, à la demande de l'entreprise pour les besoins du service, ou en cas de départ du salarié. Le véhicule est alors restitué avec l'ensemble des clés, documents et équipements remis. Un état contradictoire est établi, avec relevé du kilométrage et du niveau de carburant ou de charge, et comparé à celui constaté au début de l'affectation. Les écarts sont notés à la rubrique « Observations ». Le traitement des dégâts imputables au conducteur suit les règles internes de l'entreprise, à vérifier selon les textes en vigueur.
Fait en deux exemplaires, un pour l'entreprise et un pour le conducteur, au lieu et à la date indiqués. Chaque partie signe après avoir relu l'usage autorisé, l'état constaté et la liste des équipements remis. Signature du représentant de l'entreprise, avec nom et fonction ; signature du conducteur, précédée si l'entreprise le souhaite de la mention « lu et approuvé ». Un exemplaire est classé dans le dossier du véhicule, l'autre dans le dossier du salarié.
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