Que faire quand un nouveau véhicule entre dans le parc de l'entreprise ?
Cette checklist s'adresse aux gestionnaires de parc, dirigeants de PME et artisans qui reçoivent un véhicule acheté ou loué et veulent l'intégrer proprement dans leur suivi, sans découvrir six mois plus tard qu'une échéance n'a jamais été notée. Elle couvre la préparation avant livraison, la réception, l'enregistrement des documents obligatoires et des échéances, la remise au conducteur et l'ouverture du suivi des coûts. Elle prolonge notre article sur la gestion d'un parc sans tableur et se coche en une heure environ par véhicule, papiers en main.
Date : ______________ Réalisé par : ____________________
Avant la livraison
Relire le bon de commande ou le contrat de location : modèle, options, durée, kilométrage prévu et services inclus
Demander à l'assureur l'ajout du véhicule au contrat avant la date de livraison et obtenir l'attestation
Décider à quel conducteur, service ou chantier le véhicule sera affecté, et selon quels critères
Prévoir la place de stationnement, le badge d'accès au site et, s'il y a lieu, la borne de recharge
Commander la carte carburant ou le badge de télépéage rattaché au véhicule
Créer la fiche du véhicule dans le registre du parc, avec un numéro interne et le mode de financement retenu
Prévenir la comptabilité de la date d'arrivée pour rattacher la facture ou les loyers au bon véhicule
À la réception du véhicule
Contrôler que le véhicule livré correspond à la commande : motorisation, options, couleur, équipements
Relever le kilométrage au compteur et le photographier avec la date
Faire le tour complet de la carrosserie et noter tout défaut sur le procès-verbal de livraison avant de signer
Compter les clés, la roue de secours ou le kit de réparation, le gilet, le triangle et les accessoires
Vérifier les documents remis : certificat d'immatriculation ou justificatif provisoire, carnet d'entretien, notice
Vérifier que les plaques et le certificat d'immatriculation sont au nom de l'entreprise ou du loueur, selon la formule
Récupérer la facture, le certificat de cession ou le premier échéancier de loyer pour la comptabilité
Documents et échéances à enregistrer
Classer le certificat d'immatriculation, l'attestation d'assurance et la facture dans le dossier du véhicule
Placer à bord les documents à présenter en cas de contrôle et un constat amiable vierge
Noter la date du prochain contrôle technique selon l'âge et la catégorie du véhicule, à vérifier selon les textes en vigueur
Noter la date de fin de validité de l'assurance et la date de renouvellement du contrat
Renseigner les intervalles de révision du constructeur, en kilomètres et en mois
Noter la date de fin du contrat de location et le kilométrage contractuel, s'il y a lieu
Programmer une alerte pour chaque échéance avec une marge suffisante pour prendre rendez-vous au garage
Vérifier les obligations propres à l'usage du véhicule : équipements, vignettes, autorisations, à vérifier selon les textes en vigueur
Affectation et remise au conducteur
Désigner le conducteur principal et la date de début de l'affectation
Vérifier que le conducteur détient un permis en cours de validité pour la catégorie du véhicule
Signer une convention d'affectation ou une fiche de remise avec état des lieux daté
Remettre les règles d'utilisation : usage personnel autorisé ou non, carburant, entretien, signalement
Enregistrer la remise des clés, de la carte carburant et du badge de télépéage
Indiquer au conducteur qui contacter en cas de panne, de sinistre ou de voyant allumé
Coûts et suivi dès le premier mois
Ouvrir la ligne de coûts du véhicule : prix d'achat ou loyer, assurance, taxes et frais de mise en route
Rattacher la carte carburant au véhicule pour suivre les pleins et la consommation
Fixer la date du premier relevé mensuel de kilométrage
Calculer un coût de revient prévisionnel au kilomètre qui servira de référence
Vérifier après un mois que les premières factures et les premiers pleins sont bien rattachés au véhicule
Ajouter le véhicule au tableau de bord du parc et mettre à jour le nombre de véhicules disponibles
Comment utiliser ce modèle
Cette checklist se passe une fois par véhicule entrant, y compris pour un véhicule de remplacement prêté plusieurs semaines, dont les échéances et les coûts doivent aussi être suivis.
Elle est remplie par le gestionnaire de parc ou par le dirigeant sur un petit parc ; la partie affectation se complète avec le conducteur au moment de la remise des clés.
Elle se conserve dans le dossier du véhicule, sur papier ou dans un outil de suivi comme ParcAutoKit, un registre ou un tableur, tant que le véhicule reste dans le parc.
Elle ne remplace pas la vérification des obligations réglementaires propres à chaque véhicule et à chaque usage, à vérifier selon les textes en vigueur.
Faut-il passer cette checklist pour un véhicule d'occasion acheté à un particulier ?
Oui, et avec encore plus de soin : le contrôle technique, l'historique d'entretien et le certificat de cession méritent une vérification attentive avant la mise en circulation. Les échéances d'un véhicule d'occasion sont souvent plus proches que celles d'un véhicule neuf, ce qui rend leur enregistrement immédiat d'autant plus utile.
Que change une location longue durée dans cette checklist ?
Le certificat d'immatriculation reste au nom du loueur et l'entretien est parfois inclus dans le loyer, ce qui allège la partie coûts. En revanche, la date de fin de contrat et le kilométrage contractuel deviennent des échéances à surveiller de près pour éviter les pénalités à la restitution.
Pourquoi calculer un coût de revient prévisionnel dès l'entrée du véhicule ?
Parce qu'il servira de point de comparaison au fil des mois : si le coût réel s'en écarte nettement, c'est le signe d'une consommation anormale, d'un entretien trop lourd ou d'un usage différent de celui prévu. Le calculateur de coût au kilomètre proposé dans les ressources du site donne cette référence en quelques minutes.
Que faire si un document manque au moment de la livraison ?
Le noter sur le procès-verbal de livraison, fixer une date de remise avec le vendeur ou le loueur et ne pas affecter le véhicule tant que les documents à présenter en cas de contrôle ne sont pas à bord. Un véhicule qui roule sans ses papiers expose l'entreprise et le conducteur inutilement.
ParcAutoKit aide les entreprises et les artisans à gérer leur parc automobile: affecter les véhicules, suivre les coûts et centraliser les documents obligatoires, sans tableur.