ParcAutoKit ou le classeur papier : que choisir pour les documents et les clés du parc ?

Les forces réelles du papier et du classeur

Le papier ne tombe jamais en panne, ne demande ni formation ni mot de passe et s'accepte facilement dans une équipe peu à l'aise avec les applications. La pochette dans la boîte à gants contient ce qu'un contrôle routier exige, et le classeur du bureau garde les factures que l'expert-comptable réclamera. Pour deux ou trois véhicules conduits toujours par les mêmes personnes, cette organisation tient, à condition que quelqu'un la fasse vivre.

• aucun abonnement, quelques pochettes et un classeur ;
• aucune connexion ni téléphone nécessaire pour consulter ;
• les originaux sont à bord, prêts à être présentés ;
• un geste connu de tous, sans rien à apprendre.

Ses faiblesses tiennent à sa nature. Un document n'existe qu'à un seul endroit : s'il est dans le véhicule, il est invisible du bureau, et s'il est au bureau, le conducteur ne l'a pas sous la main. Une pochette perdue ou un véhicule vendu emporte l'historique, et rien ne signale qu'une attestation d'assurance arrive à expiration. Notre article sur les documents obligatoires de chaque véhicule rappelle ce qui doit rester présentable à tout moment.

Ce que change une fiche numérique par véhicule

Avec ParcAutoKit, chaque véhicule a une fiche où sont rangés la carte grise, l'attestation d'assurance, le procès-verbal de contrôle technique et les factures, photographiés ou téléversés. Les dates d'échéance saisies une fois déclenchent une alerte assez tôt pour prendre rendez-vous. Le conducteur retrouve le document depuis son téléphone, et le gérant le consulte depuis le bureau sans aller fouiller la boîte à gants.

• une copie de chaque document, consultable de partout ;
• une alerte avant chaque échéance, sans agenda à tenir ;
• un historique qui survit à la vente du véhicule ;
• les factures rattachées au véhicule, donc à son coût.

Le prix à payer est l'abonnement et, surtout, le temps de constitution initiale : il faut photographier ou téléverser les documents existants et renseigner les échéances de chaque véhicule. Pour une vingtaine de véhicules, comptez une demi-journée, à prévoir avant de profiter du système. Et un conducteur qui ne signalait pas une rayure sur papier ne la signalera pas mieux dans une application si personne ne lui explique pourquoi.

Les clés et les affectations, sans tableau au mur

Le tableau de clés au mur dit qui a pris quel véhicule ce matin, mais rien de plus. Impossible de savoir qui conduisait la semaine dernière, à quel kilométrage la remise a eu lieu ni dans quel état le véhicule a été rendu. Quand une amende arrive un mois plus tard, la désignation du conducteur devient une enquête. Une affectation enregistrée avec sa date et son état des lieux règle la question en quelques secondes, comme l'explique notre article sur l'affectation des véhicules entre les salariés.

Les coûts et l'historique sur la durée

Le classeur de factures permet de retrouver une dépense, mais pas de savoir ce que coûte un véhicule sur une année sans tout ressaisir. C'est souvent au moment de décider de garder ou de remplacer un utilitaire que l'on s'aperçoit que personne ne sait combien il a coûté. Avec des dépenses saisies au fil de l'eau, le coût de chaque véhicule se lit directement. Le calculateur de coût au kilomètre permet de faire ce calcul une fois à partir du classeur ; l'outil le tient à jour en continu. Les sinistres et les réparations s'ajoutent à cet historique, ce qui aide à repérer un véhicule à problèmes, comme le décrit notre article sur la gestion des sinistres et des réparations.

Le comparatif en un tableau

Notre verdict